Yleisten töiden lautakunta siirtyi sähköisiin kokouksiin
Julkaistu 16.8.2011 alueilla Helsinki, tekniikka, uudistus, yhteiskunta.
Johdin tänään Helsingin kaupungin yleisten töiden lautakunnan historian ensimmäisen sähköisen kokouksen. Ahjo-järjestelmän myötä viikoittainen 5-10 cm pinomme kokouspapereita käydään läpi sähköisesti. Olen päällisin puolin erittäin tyytyväinen uudistukseen, mutta kokonaisuutena järjestelmä on vielä kaukana valmiista.
Onneksi apunamme oli kaksi taitavaa rakennusviraston it-henkilöä. Ilman heitä kokouksen sujuva vetäminen olisi ollut it-natiivillekin haastava tehtävä. Käytössä nimittäin ilmeni lukuisia pieniä lastentauteja, kuten:
- Äänestäminen tapahtuu suullisesti, ja sihteeri kirjaa, mitä kukin äänestää - vaikka kyseessä on sähköinen kokous. Tämä tekee yksinkertaisestakin äänestystilanteesta sihteerille lievästi sanottuna mutkikkaan, vaikka tuloksen kirjaaminen tapahtuukin kynällä ja paperilla.
- Äänestysvaihtoehdot ovat jaa, ei ja tyhjä. Sihteerimme oli siten pakko kirjata poissaolevan jäsenen ääni tyhjäksi, vaikka jäsen oli merkitty poistuneeksi jo tuntia ennen äänestystä. Ohjelmaan ei ollut koodattu mahdollisuutta olla poissa, vaan jäsen on joko läsnä tai paikalla ;)
- Minäkin saattaisin joutua jääväämään itseni jossain kohdassa, jolloin puheenjohtajaksi pitäisi yhden kohdan ajaksi valita joku muu. Varapuheenjohtajan vetämässä kokouksessa tämä ei kuulema ole mahdollista.
- Väestörekisterikeskuksen toimittamat sirukortit eivät toimineet moitteettomasti, vaan kokouksen aluksi kesti tunnin säätää varakorttien kanssa. Taskussani olevan sirullisen henkilöllisyystodistuksen käyttö on lisäksi mahdotonta, sillä kortin pitää olla “luotettava”. Kahjoa.
- Sovellus kaatuili silloin tällöin, jolloin lautakuntaa huvittivat ruudulle ponnahtaneet poikkeusilmoitukset, jotka kehottivat ottamaan yhteyttä järjestelmän toimittajaan. Tämä ei tietenkään olisi mitenkään mahdollista kesken kokouksen.
- Sokerina pohjalla “pienehkö” puute: Ahjossa ei ole etsi-toimintoa. Eli jos haluaa etsiä tekstistä yhtään mitään, pitää siirtyä katsomaan esityslistaa lautakunnan nettisivuille.
Nämä ovat tietty vain pieniä bugeja, joillaisista selvitään mainiosti käyttämällä tervettä järkeä. Mutta pidemmän päälle tilanne on korjattava. Kokoustekniikka ei voi viedä kokousta, vaan tekniikan on taivuttava kokouksen vaatimuksiin. Muutoin isäntä ja renki vaihtavat paikkoja.








