Paperiton luottamustoimi
Julkaistu 14.4.2010 alueilla Helsinki, uudistus, yhteiskunta.
Helsingin kaupungin lautakunnissa siirrytään vuonna 2011 sähköisiin kokouksiin. Samalla koko kaupungin asiakirjanhallintajärjestelmä uudistuu. Tällöin kaikki kokousmateriaali tulee luottamushenkilöiden käyttöön sähköisessä muodossa. Näin esityslistojen toimittaminen aikaistuu päivällä ja hallinnon työtaakka pienenee.
Niille, joille tietotekniikan käyttäminen on arkipäiväistä, uusi kokousmenettely tuo joustoa luottamustehtävien hoitoon. Materiaalin käyttö omalla kannettavalla helpottuu. Koska rakennelma on Windows-pohjainen, nyt on varmistettava, että yhteensopivuus muiden käyttöjärjestelmien kanssa taataan. Hankkeen edut hukataan, jos yhteensopivuudesta huolehditaan vasta jälkikäteen ja se joudutaan rakentamaan kahdesti.
Hanke tuo myös pieniä taloudellisia säästöjä. Esimerkisi yleisten töiden lautakunnan papereiden lähettipalveluiden kustannukset olivat viime vuonna 4 836,48 euroa. Keskimääräinen yksikköhinta oli noin 6-7 euron tuntumassa. Lautakuntamme kokoontui vuoden aikana 36 kertaa, eli kaupunki käytti vuonna 2009 yhtä lautakuntamme jäsentä kohti 216-252 euroa esityslistojen jakeluun kuriiriautolla.
Niille, jotka eivät käytä sujuvasti tietotekniikkaa uudistus voi tuottaa hankaluuksia. Tarvitaan siis koulutusta. Ilmeisesti kaupunki on myös hankkimassa luottamushenkilöilleen jonkinlaisia laitteita paperittomuuden edistämiseksi. Itse en kaipaa ylimääräistä epäkäytännöllistä päätelaitetta, jonka ominaisuudet eivät vastaa käyttövaatimuksiani enkä pidä turhan roinan hankkimista järkevänä.
Kunhan käyttöjärjestelmien yhteensopivuus varmistetaan ja riittävästi koulutusta tarjotaan, uudistus on kaiken kaikkiaan erinomainen. Paperiton luottamustoimi on henkilökohtaisella tavoitelistallani korkealla.









